Eröffnung der elektronischen Kommunikation
Die Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich hat nach Art. 3 a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) den elektronischen Zugang zur Kommunikation mit der Verwaltung eröffnet. Die nachfolgenden Bedingungen gelten darüber hinaus für die gesamte elektronische Kommunikation mit der Stadt Mitterteich, den Mitgliedsgemeinden Pechbrunn und Leonberg sowie mit dem Zweckverband zur Wasserversorgung der Pfaffenreuther Gruppe.
Diese Zugangseröffnung erstreckt sich auf die von der Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich publizierten E-Mail-Adressen und ist an verschiedene Rahmenbedingungen gebunden.
Allgemeine Rahmenbedingungen
Wird per E-Mail an die Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich herangetreten, gehen wir davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann. Stehen gesetzliche Vorschriften entgegen, werden wir auf dem Postweg oder in anderer Weise mit Ihnen Kontakt aufnehmen.
Es kann nicht garantiert werden, dass eine versandte E-Mail seinen Empfänger erreicht. Es ist möglich, dass Inhalte unvollständig und/oder verzögert ankommen. Der Grund liegt in der allgemeinen Unsicherheit von E-Mails. Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail wirklich für Ihre Zwecke geeignet ist.
Die Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch diesen Spam-Filter ist es möglich, dass Ihre E-Mails abgewiesen werden ohne eine Information an Sie zu senden. Dies passiert, wenn Ihre E-Mail durch bestimmte Merkmale fälschlicherweise als Spam identifiziert wurde. Sollten hier Probleme auftreten, bitten wir Sie sich an die Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich zu wenden.
E-Mails werden in den Formaten „HTML“ und „Text“ angenommen.
E-Mails inklusiv aller Anlagen werden nur bis zu einer Größe von 15 Megabytes angenommen.
Werden andere Dateiformate wie in den „Rahmenbedingungen für formlose Schreiben“ und „Rahmenbedingungen für formgebundene Schreiben“ verwendet, sind diese nur mit Zustimmung der empfangsberechtigten Stelle zugelassen. In allen zugelassen Dateiformaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) angewandt werden.
Ist ein Dateiformat zugelassen, kann dieses durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Sollten Datei-Archive passwortgeschützt werden, ist das Passwort der empfangsberechtigten Stelle unaufgefordert in geeigneter Weise zu überlassen. Andernfalls gilt die E-Mail als nicht entgegengenommen.
Rahmenbedingungen für formlose Schreiben
E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten angenommen:
*.txt *.rtf *.doc *.docx *.xls *.xlsx *.pdf *.jpg *.gif *.tif *.bmp
Für die Übermittlung von formfreien elektronischen Dokumenten (z. B. Anfragen o. ä.), die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte elektronische Signatur notwendig.
Diese E-Mails können an eine beliebige E-Mail-Adresse - die von der Verwaltungsgemeinschaft Mitterteich publiziert wurde – gesendet werden.
Rahmenbedingungen für formgebundene Schreiben
E-Mail-Anhänge werden ausschließlich im „*.PDF“-Format angenommen.
Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr (z. B. Widersprüche o. ä.), die einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig (§ 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz).
E-Mails dieser Art sind ausschließlich an
zu richten.
Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellungsnachweis erfordert (weil dies beispielsweise gesetzlich gefordert wird), ist dies derzeit auf elektronischem Wege nicht möglich.
Beachten Sie auch, dass für gewisse Amtshandlungen ein persönliches Erscheinen von Gesetzes wegen gefordert wird und deshalb nicht elektronisch abgewickelt werden kann.
Auch ist in einigen Fällen die elektronische Abwicklung ausgeschlossen, sodass auf eine herkömmliche Schriftform zurückgegriffen werden muss.
Verschlüsselung
Informationen, die Sie unverschlüsselt per elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen – wie viele E-Mail-Anbieter – Filter gegen unerwünschte Werbung (SPAM-Filter) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen können. E-Mails, die schädigende Programme (Viren) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.
Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir, diese zu verschlüsseln und zu signieren, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern oder die Nachricht auf konventionellem Postwege an uns zu senden.
Mit S/MIME verschlüsselte E-Mails können Sie schicken an poststelle@mitterteich.de.
Den öffentlichen Schlüssel der Poststelle können Sie hier runterladen:
https://www.ebca.de/nutzung-der-ebca/zertifikate-finden/
Die Schlüssel der root-CA (PCA-1-Verwaltung-11) und der Zwischenzertifizierungsstelle (Bayerische VPKI Class3 Issuing CA-2013) finden Sie hier:
PCA-1-Verwaltung-11
Bayerische VPKI Class3 Issuing CA-2013
https://www.pki.bayern.de/vpki/allg/cazert/index.html
Bitte teilen Sie uns auch mit, ob und auf welche Weise wir Ihnen zur Beantwortung Ihrer Zusendungen verschlüsselte E-Mails übersenden können und ob Sie – falls dies nicht möglich ist – mit einer unverschlüsselten Antwort per E-Mail auf Ihr Schreiben einverstanden sind. Wenn Sie über keine Möglichkeit zum Empfang verschlüsselter E-Mails verfügen, bitten wir uns zur Beantwortung Ihrer schutzwürdigen Nachrichten Ihre Postanschrift zu nennen.